Assistant(e) administratif(ve) bilingue / Bilingual administrative assistant in Montréal, Quebec

Description de l’entreprise

QUI SOMMES-NOUS?

Certifiée comme Great Place to Work®, Dexterra Group est une entreprise en plein essor, financièrement solide et cotée en bourse (TSX:DXT) avec une présence étendue à travers l’Amérique du Nord. Nous visons à offrir à nos gens plus qu’un simple emploi – nous offrons des opportunités dans une culture qui promeut la stabilité, la diversité et l’inclusion, la camaraderie, la reconnaissance des employés, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et la possibilité de faire ce que vous aimez. Depuis plus de 75 ans, les entreprises qui ont commencé indépendamment et forment maintenant Dexterra Group se consacrent à servir les clients nord-américains pour créer et gérer des environnements qui jouent un rôle vital dans notre économie et nos communautés locales. Et c’est quelque chose dont nous sommes vraiment fiers. Un travail important, des gens marquants.

WHO ARE WE?

Dexterra Group is a fast-growing, financially strong, publicly listed company (TSX:DXT). We have a far-reaching presence across the entire continent North America with hundreds of full-time and part-time opportunities at any given time. We aim to provide our people with more than just a job – we offer fulfilling opportunities in a culture that promotes stability, diversity and inclusion, camaraderie, employee recognition, work-life balance, and doing what you love. For over 75 years, the companies that began independently, and now form Dexterra Group, have been dedicated to serving North American clients to create and manage built environments that play a vital role in our economy and our local communities. And, that’s something we’re truly proud of. Work That Matters, People Who Care.

Description du poste

QUEL EST LE TRAVAIL ?

Relevant directement de la Coordonnatrice des ressources humaines – Complexe Meadowbank et Amaruq, la personne occupant le poste d’assistant(e) administratif(ve) est chargée d’assurer la gestion des réservations de vols, le suivi administratif, évaluer les besoins en formation de 390 employés.

Les tâches et responsabilités du poste d’assistant(e) administratif(ve) incluent, mais ne se limitent pas nécessairement aux tâches suivantes :

• Gérer les réservations dans Nomadis pour tout le département de maintenance (390 employés).

• Collaborer avec les gestionnaires pour assurer les réservations et priorités appropriées pour la main-d’œuvre sur le site.

• Entrer toutes les informations dans les fichiers de suivi de la main-d’œuvre.

• Mettre à jour les chiffres de disponibilité de la main-d’œuvre pour les communiquer à l’équipe de planification.

• Évaluer les besoins en formation de la main-d’œuvre et envoyer un rapport hebdomadaire aux gestionnaires sur les exigences de formation.

• Effectuer d’autres tâches administratives.

WHAT’S THE JOB?

Reporting directly to the Human Resources Coordinator – Meadowbank and Amaruq Complex, the Administrative Assistant is responsible for managing flight bookings, administrative follow-up, and assessing the training needs of 390 employees.

The tasks and responsibilities of the Administrative Assistant include, but are not necessarily limited to, the following:

• Manage bookings in Nomadis for the entire maintenance department (390 employees).

• Collaborate with managers to ensure appropriate bookings and priorities for the workforce on site.

• Enter all information into workforce tracking files.

• Update workforce availability figures to communicate to the planning team.

• Assess workforce training needs and send a weekly report to managers on training requirements.

• Perform other administrative tasks.

Qualifications

QUI RECHERCHONS-NOUS?

Exigences essentielles applicables au poste :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, l’attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat.

• Minimum de 2 années d’expérience requis.

• Expérience en réservation de vols (considéré comme un atout).

• Expérience en milieu de travail isolé (considéré comme un atout).

COMPÉTENCES

• Être à l’aise avec les systèmes informatiques : Outlook, Excel, Teams.

• Expérience en administration.

• Parler anglais (niveau B2 minumum), la langue d’usage au travail est l’anglais.

WHO ARE WE LOOKING FOR?

Essential requirements for the position:

• College diploma (DEC) in office technology, college certificate (AEC) in office technology, or vocational diploma (DEP) in secretarial studies.

• Minimum of 2 years of experience required.

• Experience in flight booking (considered an asset).

• Experience in an isolated work environment (considered an asset).

SKILLS

• Comfortable with computer systems: Outlook, Excel, Teams.

• Experience in administration.

• Fluent in English (minimum level B2) the language used at work is English.

Informations supplémentaires

QU’EST-CE QUE C’EST POUR VOUS ?

• Travail à domicile en temps partiel avec possibilité de devenir temps-plein dans le cas où la charge de travail devient plus importante.

• Visites occasionnelles sur le camp pour rencontrer le client et les collaborateurs.

• Horaire du lundi au vendredi, débutant à 8h ou 9h, pour un total de 30 heures par semaine.

• Équipe dynamique.

• Indemnités de déplacement.

• Assurance collective.

• Salaire horaire en fonction de l’experience entre 25 et 30$ de l’heure.

• Une entreprise en pleine croissance. Pendant que d’autres organisations réduisent leurs opérations, les nôtres prennent de l’ampleur!

WHAT’S IN IT FOR YOU?

• Part-time remote work with the possibility of becoming full-time if the workload increases.

• Occasional visits to the camp to meet with clients and collaborators.

• Schedule from Monday to Friday, starting at 8 or 9 AM, for a total of 30 hours per week.

• Dynamic team.

• Travel allowances.

• Group insurance.

• Hourly wage based on experience between $25 and $30 per hour.

• A growing company. While other organizations are downsizing, ours is expanding!

Le Groupe Dexterra est un employeur garantissant l’égalité des chances et engagé en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nous sommes heureux de considérer tous les candidats qualifiés pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant protégé, le statut d’Autochtone ou tout autre facteur légalement protégé. Des aménagements liés au handicap pendant le processus de candidature sont disponibles sur demande.

Dexterra Group is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans’ status, Indigenous status, or any other legally protected factors. Disability-related accommodations during the application process are available upon request.

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